תוכנה חשבונאית בעסק- רעיון טוב, אבל...
אני נתקל שוב ושוב בבעלי עסקים המתקינים תוכנה חשבונאית, אם להפקת חשבוניות ואם לצורך ניהול מלא של ספריהם. הפרסומות מבטיחות ניסים ונפלאות. והמציאות?
יש עשרות רבות של תוכנות. רובן טובות, חלקן מעולות כמעט כולן במחירים סבירים.
וכמובן, שלא ניתן לעצור את הקידמה ובאמת במקומות רבים (לא תמיד) יש הגיון להתקדם ולהפיק, למשל, חשבונית ממוחשבת מתוך פנקס ידני.
אבל, יש בעיה עקרונית/ פילוסופית היכולה "להפיל" את אותם בעלי עסקים במורד המדרון החלקלק:
כאשר בעל עסק מתקין את התוכנה, משתמש בה ומרוצה- הוא עלול לחשוב שהיא תעשה לו את הכל ותפתור לו את כל הבעיות.
התוכנה תפיק לו דו"חות, ואם יזין את ההוצאות- יקבל גם דו"ח מע"מ. אבל, הוא עלול להסיק בשוגג שבכך הוא יודע את כל מה שצריך. והוא לא.
האם ניתן להכיר בהוצאה X מבחינת החוק? ואם כן- באיזה שיעור? התוכנה תאפשר לך לרשום את כל מה שתרצה, אבל האם זה נכון? בשלב שני, לא תבין מדוע צריך איש מקצוע להכין את הדו"ח השנתי כי "זה רק להעתיק את הדוח מהתוכנה שלי" ותסתבך.
התוכנה טובה כמו מי שמפעיל אותה. לטובת אנשים המכירים מחשבים- זוכרים את הביטוי העתיק GIGO?.
לעיתים אנו מקבלים שאלות (במייל/ פורום/ פייסבוק) שנשמעות מאוד טכניות: “מה לסמן במשבצת 294?” אבל כשאנו מנסים לברר מהיכן באה השאלה מתברר שהאיש עושה דברים שאין לו שמץ של הבנה מה הוא עושה. האם תיתן לאדם שאינו מכונאי לפרש קריאה ולתקן את מנוע רכבך רק בגלל שיש לו מחשב דיאגנוסטיקה?
רוצה לעשות דברים לבד? מצויין. אבל פנה לאיש מקצוע לקבל הדרכה ושהוא יהיה זמין לך לשאלות (ואל תתבייש לשאול!) בהמשך הדרך. בדרך כלל זה יהיה מאוד זול והעצות תהיינה שוות זהב.
וכשהוא יגיד לך ש"את זה אני ממליץ שלא תעשה לבד אלא תיתן לאיש מקצוע". זה לא כדי לסחוט ממך עוד כמה שקלים. הוא באמת חושב ש"זה" כדאי יתבצע בידי מי שמבין מה הוא עושה. אתה לא בוטח בו? חושב שהוא מנסה לחגוג עליך? החלף אותו אבל ייתכן שזו באמת עצה טובה.
השימוש בתוכנה יכול להועיל. רק אל תצפה מהתוכנה שתעשה יותר ממה שהיא אמורה לעשות.
